Hankinnat

Espoon Asuntojen hankinnat on jaettu viiteen pääkategoriaan. Kategoriamalli auttaa jäsentämään monipuoliset hankintatarpeet selkeiksi kokonaisuuksiksi ja tukee suunnitelmallista, yhdenmukaista ja tehokasta hankintatoimintaa.

Käytössä olevat hankintakategoriat:

1. Uudisrakentaminen
2. Korjausrakentaminen
3. Ylläpito
4. Energia ja liittymät
5. Hallinnolliset palvelut

Kategoriamalli tukee selkeitä ja yhdenmukaisia käytäntöjä toimittajayhteistyössä ja hankintojen toteuttamisessa.

Espoon Asuntojen hankinnoissa vastuullisuus on keskeinen periaate, joka ohjaa päätöksentekoa kaikissa hankinnan vaiheissa. Otamme huomioon ympäristövaikutukset, sosiaalisen vastuun sekä taloudellisen kestävyyden – niin yksittäisissä sopimuksissa kuin pitkäaikaisissa kumppanuuksissa.

• Ympäristövastuu ohjaa valintoja, jotka tukevat energiatehokkuutta, kestävää rakentamista ja elinkaariajattelua.
• Sosiaalinen vastuu näkyy muun muassa paikallisen työllisyyden tukemisena ja mahdollisuuksina myös pienille toimijoille.
• Taloudellinen vastuu tarkoittaa asukkailta vuokrina kerättyjen varojen tehokasta ja suunnitelmallista käyttöä. Toimimme omakustannusperiaatteella, emmekä tavoittele voittoa. Korostamme kustannustehokkuutta, pitkäjänteisiä kumppanuuksia ja avointa kilpailutusta.

Noudatamme tilaajavastuulakia ja varmistamme, että kaikki sopimuskumppanimme toimivat lain ja yhteisten pelisääntöjen mukaisesti. Toimittajiemme vastuullisuusohjeet on koottu erilliseen toimittajaohjeeseen.

1.1. Ohjeiden tarkoitus – koko toimitusketjun vastuullinen toiminta 

Espoon Asunnot on Espoon kaupungin omistama vuokrataloyhtiö. Rakennutamme ja vuokraamme kohtuuhintaisia asuntoja ja huolehdimme mittavan kiinteistökannan kestävästä ylläpidosta. Oma toimintamme pohjaa vastuullisuuteen ja eettisiin periaatteisiin. 

Tällä ohjeella haluamme varmistaa, että kumppanimme koko toimitusketjussa toimivat samojen periaatteiden mukaisesti. Tämän toimittajaohjeen periaatteet on koottu Espoo-tarinasta, Espoon Asuntojen visiosta, tavoitteista sekä laeista ja asetuksista. Eettiset periaatteet ja vastuullinen toiminta koskevat kaikkea Espoon Asuntojen toimintaa sekä koko toimittajaketjua ja sopimuskumppaneita. Espoon Asuntoihin sopimussuhteessa oleva toimittaja on velvollinen edellyttämään näiden ohjeiden noudattamista myös alihankkijoiltaan. 

1.2. Sopimuskumppanien sitoutuminen 

Edellytämme yhteistyökumppaneidemme noudattavan lakien ja määräysten lisäksi kanssamme hyvää liiketoimintatapaa. Tämä tarkoittaa yhteiskunnallisten velvoitteiden noudattamista, rehtiä kilpailua, korruption vastustamista, Kansainvälisen työjärjestön (ILO) määräysten kunnioittamista, ihmisoikeuksien kunnioittamista sekä ympäristövastuullista toimintaa. 

Yhteistyökumppaneidemme yritysten johtajien ja esihenkilöiden tehtävänä on varmistaa, että ohjeen sisältö saatetaan henkilöstön tietoon huolellisella perehdyttämisellä ja että toiminnan vastuullisuutta valvotaan riittävästi. Toimittajan on nimettävä henkilö, joka vastaa tämän ohjeen perehdytyksestä sekä valvonnasta ja toimii yhteyshenkilönä tilaajaan päin. 

Toimittajan tulee välttää kaikkea sellaista toimintaa Espoon Asuntojen työntekijöiden kanssa, joka saattaa rikkoa kyseisen työntekijän velvollisuutta toimia Espoon Asuntojen etujen mukaisesti. 

1.3. Rehellisyys, eettisyys ja lakien noudattaminen 

Emme salli minkäänlaista epäeettistä toimintaa, emmekä epärehellisyyttä, väärinkäytöksiä, ohjeitamme rikkovia tai lainvastaisia tekoja. Pidämme huolta ja edellytämme, että kaikki toimintamme on vastuullista ja myös näyttää siltä. 

Edellytämme, että toimittaja noudattaa toiminnassaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, asetuksia sekä toimialan sovittuja käytäntöjä sekä hyvää ja rehellistä liiketoimintatapaa. Mikäli sopimuksiin liittyy alihankintaa, Espoon Asuntojen toimittaja vastaa alihankkijan toiminnan vastuullisuudesta, rehellisyydestä, eettisyydestä ja lainmukaisuudesta kuin omastaan. 

Toimittajan on valvottava ja varmistettava, ettei yrityksen johdossa, hallinnossa tai määräysvaltaa käyttävissä tahoissa ole liiketoimintakiellossa olevia henkilöitä. 

1.4. Tietoturva, tietosuoja ja henkilötietojen käsittely 

Toimittajan on varmistettava luottamuksellisten tietojen ja erityisesti yksityisiä henkilöitä koskevien tietojen salassapito sekä noudatettava tietoturvaa, tietosuojaa sekä salassapitoa koskevia määräyksiä, ohjeita ja sopimuksia.

2.1. Yhteiskuntavastuu – tilaajavastuut, verotusmenettely, rakennusalan harmaan talouden torjunta 

Toimittajan on hoidettava liiketoimintaansa liittyvät verot, maksut ja ilmoitukset asianmukaisesti. Espoon Asunnot on tilaajana verohallinnolle tiedonantovelvollinen teettämästään rakennustyöstä. Edellytämme, että toimittaja noudattaa osaltaan tiedonantovelvollisuutta omassa toiminnassaan ja alihankintana tilaamistaan suoritteista. 

Edellytämme sopimuskumppaneidemme liittyvän Vastuu Group:in Luotettava Kumppaniohjelmaan. 

2.2. Korruption vastainen toiminta 

Vastustamme korruptiota sen kaikissa muodoissa. Emme maksa emmekä vastaanota lahjuksia, provisioita tai laittomia maksuja. Toimittajan on kieltäydyttävä rahanpesusta sen kaikissa muodoissa ja varmistettava, ettei terroristista toimintaa edesauteta millään tavalla. 

Emme vastaanota lahjoja, kestitystä, etuja tai palveluksia, joilla pyritään vaikuttamaan tai voidaan olettaa vaikutettavan toimintaan tai päätöksentekoon omassa työssämme tai verkostossamme. Hankintaprosessien aikana ei ole hyväksyttävää vastaanottaa minkäänlaisia etuja.

2.3. Rehellinen, avoin ja oikeudenmukainen kilpailu 

Espoon Asunnot edistää tervettä kilpailua ja sitä kautta velvoitteensa vastuullisesti hoitavien yritysten toimintaedellytyksiä. Huolehdimme, että toimintamme on läpinäkyvää ja edellytämme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme. Edellytämme, että sopimuskumppanimme harjoittavat liiketoimintaansa kaikkien sovellettavien kartelli- ja kilpailulakien mukaisesti. 

3.1. Ihmisoikeudet, tahdon vastainen työ ja lapsityö 

Toimittajan on noudatettava ihmisoikeuksia YK:n periaatteiden mukaisesti. 

Pakkotyö on kielletty. Työnteon on oltava vapaaehtoista, eikä se saa tapahtua rangaistuksen tai seuraamusten uhalla. 

Toimittaja tai sen käyttämä välittäjä ei saa veloittaa työntekijöiltä heidän palkkaamiseensa liittyviä maksuja, kuten rekrytointi- tai hakumaksuja, hallinnollisia tai terveydenhuoltomaksuja, passi- tai viisumimaksuja tai muita maksuja. 

Lapsityövoiman käyttö on kielletty. 

Toimittaja ei saa palkata henkilöä, joka on 15 vuoden ikää tai muuta lakien mukaista vähimmäisikää nuorempi. Toimittajan on varmistettava työnhakijoiden ikä ja varmistettava ettei lapsityövoimaa käytetä alihankkijoidensa toiminnassa. 

Alle 18-vuotiasta työntekijää ei saa altistaa työlle, joka voi olla vahingoksi hänen terveydelleen, turvallisuudelleen tai muulle kehittymiselleen. 

3.2. Syrjinnän ehkäiseminen 

Toimittajan on kohdeltava kaikkia työntekijöitään kunnioittavasti, arvokkaasti ja tasapuolisesti. Kaikenlaisen syrjinnän ja häirinnän on oltava ehdottomasti kiellettyä toimittajiemme toiminnassa.  

3.3. Työsuhde, työaika, palkkaus 

Työajoissa on noudatettava sovellettavaa lainsäädäntöä ja varmistettava työntekijöille riittävät lepojaksot. Työntekijöille tulee maksaa vähintään lain ja työehtosopimuksen mukaista palkkaa etuuksineen. Kannustamme kumppaneitamme kuitenkin maksamaan työntekijöilleen hyvälaatuiseen elämiseen riittävää palkkaa. 

3.4. Työolot, terveellisyys ja turvallisuus 

Työtekijöille on tarjottava turvallinen ja terveellinen työympäristö. Toimittajan on tunnistettava työhön liittyvät vaaratekijät ja poistettava tai minimoitava niistä aiheutuvat riskit työntekijöille. Työntekijöille on tarjottava säännönmukaisesti terveys- ja turvallisuuskoulutusta sekä tarjottava heille asianmukaiset ja hyväkuntoiset henkilösuojaimet ja varmistettava, että niitä käytetään oikein. Työntekijöille on tarjottava asianmukaiset terveyspalvelut.  

Toimittajan on huolehdittava, että vuokratyöntekijöillä ja käyttämiensä alihankkijoiden työntekijöillä on työsuhteensa kautta vastaavat palvelut käytössä. 

3.5. Yhdistymisvapaus 

Toimittajan on kunnioitettava työntekijöidensä oikeutta päättää liittymisestä valitsemaansa ammattiliittoon tai muodostaa sellainen sekä heidän kollektiivista neuvotteluoikeuttaan.

Työsuorituksessa, urakassa tai palvelun suorituksessa on mahdollista käyttää alihankintaa tilaajan kanssa sovitulla tavalla, kuitenkin siten että toimittaja vastaa heidän työstään kuin omastaan ja kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteet koskevat myös aliurakoitsijoita.

Työn ketjuttaminen yhtä porrasta pidemmälle on mahdollista vain tilaajan hyväksynnällä tai erikseen sopimuksessa sovitulla tavalla. 

Espoon Asunnot on vahvasti sitoutunut ympäristön suojeluun ja ilmastonmuutoksen torjuntaan. Tavoitteemme on olla toiminnassamme hiilineutraali vuoteen 2030 mennessä. Tämä pitää sisällään koko toimitusketjumme ja edellyttää aktiivista yhteistyötä ja kehitystä tavoitteen saavuttamiseksi. 

Toimittajan on pyrittävä siihen, että sen myymät tavarat ja palvelut on tuotettu ympäristön kannalta vastuullisesti. 

5.1. Toimet ilmastovaikutusten vähentämiseksi 

Toimittajan on selvitettävä toimintansa ympäristövaikutukset pyrittävä poistamaan tai minimoimaan negatiivisia vaikutuksia ympäristölle kaikin mahdollisin keinoin. Edellytämme aktiivisia toimia hiilijalanjäljen pienentämiseksi sekä muiden ympäristövaikutusten vähentämiseksi. 

5.2. Vaaralliset materiaalit ja niiden käsittely 

Toimittajan on tunnettava vaaralliset materiaalit, kemikaalit ja haitalliset aineet ja varmistettava että niitä käsitellään, säilytetään, kierrätetään ja hävitetään turvallisesti ja asianmukaisesti. Vaarallisia aineita käsittelevät työntekijät on koulutettava niiden turvalliseen käyttöön. 

Toimittajan on huolehdittava vaarallisten aineiden käyttöturvallisuustiedotteiden ajantasaisuudesta sekä ryhdyttävä niiden perusteella asianmukaisiin toimenpiteisiin riskien hallitsemiseksi. 

5.3. Kiertotalous ja jätteiden minimointi 

Toimittajan on pyrittävä minimoimaan toiminnassaan aiheutuva jätteen määrä käyttämällä työkaluja, tarvikkeita, materiaaleja ja raaka-aineita mahdollisimman tehokkaasti sekä kierrättämään toiminnassaan aiheutuvat jätteet mahdollisimman korkealla asteella.

6.1. Valvonta 

Espoon Asunnoilla on oikeus pyytää lisätietoa, valvoa ja auditoida, että yhteistyökumppani noudattaa tätä toimittajaohjetta. 

6.2. Läpinäkyvyys ja ilmoitusvelvollisuus 

Jos toimittaja epäilee tai saa tietää tämän ohjeen noudattamatta jättämisestä tai vastaisesta toiminnasta, on hänellä velvollisuus ilmoittaa siitä Espoon Asuntojen edustajalle viipymättä. Lisäksi yhteistyökumppanin on välittömästi raportoitava Espoon Asunnoille tapahtumista, jotka voivat johtaa maineriskiin tai muihin haitallisiin liiketoimintavaikutuksiin. 

Espoon Asunnoilla on käytössä anonyymi ilmoituskanava, johon kuka tahansa voi ilmoittaa havaitut tai epäillyt rikkomukset turvallisesti ja tarvittaessa anonyymisti. 

Jos Espoon Asunnot saa tietoonsa aiheellisen epäilyn tämän ohjeen vastaisesta toiminnasta, on toimittaja velvollinen antamaan selvityksen ohjeen mukaisesta toiminnasta ko. asiassa ilman viivytyksiä. 

6.3. Epäkohtien korjaaminen 

Mikäli epäkohtia tai vaatimusten vastaisuuksia tulee ilmi, Espoon Asunnot odottaa, että toimittaja ryhtyy viipymättä korjaaviin toimenpiteisiin osapuolia kunnioittavalla ja osallistavalla tavalla. Toimittajan niin toivoessa Espoon Asunnot voi tukea sitä hyödyntämällä resurssejaan. 

6.4. Seuraamukset ja sanktiot 

Tämä toimittajaohje on tärkeä osa kaikki Espoon Asuntojen ja yhteistyökumppaneidensa välisiä sopimuksia. Tekemällä sopimuksen Espoon Asuntojen kanssa yhteistyökumppani sitoutuu noudattamaan näitä toimintaperiaatteita sekä Espoon Asuntojen näiden periaatteiden perusteella antamia ohjeita ja määräyksiä.  

Espoon Asunnot pidättää oikeuden päättää sopimuksen yhteistyökumppanin kanssa tilanteen näin vaatiessa. Tämän toimittajaohjeen velvoitteiden rikkominen voi lisäksi johtaa toimeksiantosopimuksen mukaisiin sanktioihin.