Dataskydd

I den här dataskyddsbeskrivningen berättar vi vilka personuppgifter Esbo Bostäder samlar in om sina kunder, hur personuppgifterna behandlas och vilka rättigheter den registrerade har enligt dataskyddsförordningen.

Vi anser att det är viktigt att skydda våra kunders integritet och det är en del av de etiska principerna som styr vår verksamhet. Vi behandlar personuppgifter om våra kunder, både de som bor och söker bostad hos oss, i olika syften för att kunna tillhandahålla bostäder och säkerställa att kunderna får en så smidig boendeupplevelse som möjligt.

Esbo Bostäder Ab är ansvarig för dina personuppgifter. Som personuppgiftsansvarig ansvarar Esbo Bostäder för att personuppgifterna behandlas i enlighet med den här dataskyddsbeskrivningen och den gällande dataskyddslagstiftningen.

Vi samlar endast in uppgifter om våra kunder som är nödvändiga för de syften som beskrivs i den här beskrivningen. I första hand samlar vi in nödvändiga uppgifter direkt från kunderna när de ansöker om bostad, undertecknar ett hyresavtal eller uträttar andra ärenden. Under begränsade omständigheter kan vi samla in personuppgifter även från andra källor, till exempel kreditregistret och befolkningsdatasystemet.

Uppgifter som samlas in om bostadssökande

• basuppgifter, till exempel den sökandes namn, personbeteckning och medborgarskap;
• kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer, e-postadress, adress;
• uppgifter om inkomster och tillgångar;
• uppgifter om det nuvarande boendet, till exempel antalet boende, boendeform, boendeyta och besittningsform;
• omständigheter som inverkar på behovet av bostad, till exempel orsaker som hänför sig till familjen, arbetet eller den nuvarande bostaden;
• betalningsanmärkningar;
• andra uppgifter som krävs för val av boende till ARA-bostäder.

Uppgifter som samlas in om boende

• uppgifter som samlas in i samband med ovannämnda bostadssökning;
• uppgifter om hyresavtalet;
• tidpunkter för inflyttning och utflyttning;
• överlåtelse av nycklar, parkeringsplats, bastuturer;
• uppgifter om hyresbetalning och boendefakturering;
• ändringar i boendet, till exempel andra som bor i bostaden eller hyresförhållandets upphörande samt andra åtgärder och beslut som rör boendet;
• felanmälningar samt underhålls- och reparationsåtgärder i bostaden;
• störningsrapporter, varningar och anmärkningar som rör bostaden;
• kontakter, reklamationer och respons samt åtgärder på grund av dessa;
• bostadsspecifika förbruknings- och energiuppgifter, till exempel vattenförbrukning och temperatur;
• eventuella uppgifter om boendeverksamhet;
• uppgifter som samlas in av ett eventuellt elektroniskt låssystem i fastigheten, det vill säga identifieringsuppgifter för nyckeln, uppgift om tillträdesrätt som kopplats till nyckeln samt uppgift om inloggningar i låssystemet för vissa gemensamma lokaler i fastigheterna.

Andra nödvändiga uppgifter

• samtal till kundtjänsten, till exempel uppringarens namn, tidpunkten då samtalet inleddes, namnet på den kundrådgivare som tog emot samtalet, kundens telefonnummer (om det inte är hemligt) samt samtalets längd och ärendet;
• inspelningar av samtal till kundtjänsten;
• Kontaktinformation för medlemmar i boendekommittén och information för utbetalning av ersättning;
• bildmaterial som en eventuell kameraövervakning producerar.

Val av boende

Vi behandlar bostadssökandes uppgifter inför valet av boende. Valet av boende görs utifrån social ändamålsenlighet och ekonomiskt behov. Behandlingen av personuppgifter i valet av boende grundar sig på den lagstadgade skyldigheten och genomförandet av de åtgärder som föregår ingåendet av ett hyresavtal.

Hyresförhållande

Vi behandlar våra boendes personuppgifter för att förverkliga hyresförhållandet och uppfylla de skyldigheter som anknyter till detta. Personuppgifterna behandlas till exempel i följande boenderelaterade syften:

• uppföljning av hyresbetalning och boendefakturering;
• kommunikation med de boende i anknytning till hyresförhållandet, till exempel om underhållsåtgärder eller hyreshöjningar;
• åtgärder i anslutning till underhåll och reparationer i bostaden;
• nyckelhantering;
• parkeringsplatser och bastuturer;
• indrivning av hyresfordringar och boendefakturor;
• hantering av störningar i boende;
• avflyttningsbesiktning;
• boenderådgivning.

Behandlingen av personuppgifter i ett hyresförhållande grundar sig på hyresavtalet mellan parterna och på lagstadgade skyldigheter.

Information och nyhetsbrev

Vi informerar våra kunder om fastigheterna, boendet och kundförhållandet, bolagets egen verksamhet och nybyggda objekt per post, e-post eller sms. Vi skickar inga direktmarknadsföringsmeddelanden till våra kunder. Behandlingen av personuppgifter grundar sig till denna del på det gällande hyresavtalsförhållandet och Esbo Bostäders berättigade intresse att erbjuda kunderna information om bland annat bolagets verksamhet, nybyggda objekt och andra aktuella bostadsfrågor. Vi kan även ordna olika utlottningar och tävlingar för våra kunder. Deltagandet i dem är frivilligt och grundar sig på deltagarens samtycke.

Nyhetsbrev om nybyggda objekt

Om du ansluter dig till sändlistan för nybyggda objekt behandlas dina personuppgifter utifrån ditt samtycke.

Kundenkäter och utveckling av verksamheten

Vi kartlägger kundnöjdheten med hjälp av respons- och kundnöjdhetsenkäter som skickas via e-post eller sms. Vi kan använda inspelningar av samtal till kundtjänsten även för att säkerställa kvaliteten på kundtjänsten. Behandlingen av personuppgifter bygger till denna del på Esbo bostäders berättigade intresse av att utveckla sin service genom att samla in respons på de tjänster som tillhandahålls.

Kameraövervakning och elektronisk låsning

För att säkerställa säkerheten används kameraövervakning i en del av våra fastigheter. Vi informerar om kameraövervakningen med ett separat tydligt meddelande i de berörda lokalerna. Vi granskar inspelningarna från kameraövervakningen endast för att utreda störningar och skadegörelse. Om fastigheten har ett elektroniskt låssystem behandlar vi uppgifter som samlas in av låsen i gemensamma lokaler endast för att utreda skadefall och brott i fastigheten. Behandlingen av personuppgifter bygger till denna del på Esbo Bostäders berättigade intresse av att trygga personalens och kundernas säkerhet.

Boendeverksamhet

För att kunna bedriva boendeverksamhet enligt lagen om samförvaltning, ombes boendekommitténs aktörer att lämna nödvändiga kontaktuppgifter och ge sitt samtycke till att överlåta dem till andra boende i fastigheten för uppgifter som har att göra med boendeverksamheten. Om ersättning för boendeverksamhetens uppgifter utbetalas ombeds aktörer att lämna in sina betalningsuppifter för ersättning. Behandling av information i samband med boendeverksamhet grundar sig på samtycke.

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att uppfylla de användningsändamål som definieras i den här dataskyddsbeskrivningen eller lagstadgade skyldigheter. Fastställandet av lagringstiden påverkas framför allt av användningsändamålen för personuppgifterna och bestämmelserna i lagen, på basis av vilka Esbo Bostäder har skyldighet att lagra personuppgifterna en viss tid. Uppgifterna raderas när vi inte längre har något behov av att behandla dem.

I regel lagrar vi uppgifter om bostadsansökningar i tre år efter att vi tagit emot ansökan.

I regel lagrar vi de boendes personuppgifter i fem år efter att hyresförhållandet har upphört. I enlighet med bokföringslagen lagrar vi uppgifter som hänför sig till hyresbetalningen i sex år, såvida Esbo Bostäder inte med stöd av den tillämpliga lagstiftningen eller avtalsförhållandet har rätt eller skyldighet att lagra personuppgifterna längre, till exempel för att driva in en hyresfordran.

Inspelningar av kundsamtal lagras i tre år efter inspelningen.

I regel lämnar vi inte ut dina uppgifter till tredje parter. Undantag där vi måste lämna ut eller överföra nödvändiga personuppgifter till tredje parter:

• myndigheter, till exempel FPA, de sociala myndigheterna, barnomsorgen eller Esbo stad på lagstadgad grund eller om lagen tillåter det;
• våra samarbetspartner, till exempel servicebolag, inkassobolag och leverantörer av informationssystem;
• när lagstiftningen så kräver, till exempel för att svara på en stämning eller i anknytning till ett rättegångsförfarande;
• om Esbo Bostäder deltar i en fusion eller i ett köp av affärsverksamhet;
• när det är nödvändigt att lämna ut uppgifter för att trygga våra rättigheter, skydda dig och andra, utreda brott eller svara på myndigheters begäranden.

Vid utlämnandet eller överföringen av uppgifter ser vi till att dataskyddet och datasäkerheten beaktas i enlighet med dataskyddsförordningen. I regel lämnar vi inte ut eller överför uppgifter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Du har rätt att få tillgång till personuppgifterna om dig själv. Du kan dessutom rätta och uppdatera personuppgifterna om dig själv. Du kan även begära att dina personuppgifter raderas. Observera dock att raderingen av personuppgifter under hyresförhållandet begränsas av att en del av personuppgifterna är nödvändiga för förverkligandet av de rättigheter och skyldigheter som hänför sig till hyresförhållandet, varför uppgifterna då inte kan raderas.

Du har rätt att begränsa behandlingen av uppgifter inom gränserna för den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.

Du har rätt att få en kopia av de personuppgifter som rör dig själv. Du kan skicka en begäran om att granska personuppgifterna per e-post eller brev till adressen som anges i slutet av beskrivningen. I samband med begäran ska du ange ditt namn och din adress samt om du vill granska vissa uppgifter eller alla personuppgifter om dig själv. En kopia av personuppgifterna ges personligen till den som begärt dem mot uppvisande av legitimation.

Om begärandena om att granska personuppgifter är uppenbart ogrundade eller oskäliga, framför allt om de läggs fram upprepade gånger eller om man begär flera kopior, kan Esbo Bostäder i egenskap av personuppgiftsansvarig för uppfyllandet av begäran debitera en skälig avgift som bygger på de administrativa kostnaderna eller vägra att uppfylla begäran.

Du har rätt att lämna in ett klagomål till den nationella dataskyddsmyndigheten. I Finland kan klagomålet riktas till dataombudsmannen: www.tietosuoja.fi

Alla personuppgifter som vi samlar in skyddas av tekniska och organisatoriska åtgärder mot obehörig eller olaglig behandling och oavsiktlig förstörelse, förlust eller skada.

Vi ger åtkomst till personuppgifterna endast till de arbetstagare och uppdragstagare som i sitt arbete behöver få tillgång till ifrågavarande uppgifter samt till betrodda tjänsteleverantörer, som får behandla uppgifterna endast enligt våra anvisningar. Användningen av informationssystemen kräver personliga inloggningsuppgifter och behörigheterna fastställs för varje uppgift. Alla personer som har tillträde till personuppgifterna är bundna av sekretess.

Systemen och datanätverken som används för lagringen av uppgifter skyddas av tekniska och organisatoriska åtgärder.
 

Den här dataskyddsbeskrivningen kan ändras eller uppdateras om verksamheten utvecklas eller lagstiftningen ändras. När lagstiftningen så kräver meddelar vi ändringarna till de registrerade. 

Den finskspråkiga dataskyddsbeskrivningen har översatts till svenska och engelska. Om de olika språkversionerna av dataskyddsbeskrivningen står i strid med varandra, har innehållet i den finskspråkiga versionen företräde.

Vid frågor som gäller dataskyddsbeskrivningen eller behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta tietosuoja@espoonasunnot.fi. Du kan även skicka post till Esbo Bostäder Ab / Dataskyddsansvarig, Finnviksvägen 1, 02230 Esbo.